ลดความยืดเยื้อการ Brainstorm ไอเดียในยุค Hybrid Working (ด้วยเทคนิคย่อย 3 ประชุม)

นับตั้งแต่โควิด–19 ได้คืบคลานเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในการใช้ชีวิตประจำวันรวมถึงชีวิตการทำงานของพวกเราทุกคน การประชุมงานออนไลน์เป็นตัวเลือกที่หลายองค์กรเลือกใช้ แต่กระนั้นก็ยังมีคำถามอยู่มากมาย… เป็นไปได้หรือที่การ Brainstorm ไอเดียในรูปแบบนี้จะมีประสิทธิภาพ  แล้วการประชุมนี้จะสิ้นสุดเมื่อไร และทำอย่างไรให้การประชุมนี้ไม่ยืดเยื้อเพื่อประโยชน์ของคนในทีมมากที่สุด

จากการสำรวจผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนหนึ่งซึ่งพบว่ามีการตัดสินใจที่บิดเบี้ยว ยืดเยื้อ นักวิจัยได้ทดลองใช้วิธีแก้ปัญหานี้ด้วยการ hold การประชุมเมื่อมาถึงจุดที่ต้องตัดสินใจ เพื่อหยุดพัก และทำการตัดสินใจในการประชุมครั้งถัดไป  ซึ่งผลวิจัยเผยว่า… การตัดสินใจที่ดีที่สุดจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อมีการย่อยการประชุมเป็น 3 รอบ

วันนี้ BetterPitch จะพาทุกคนในทีมมาร่วม Brainstorm ไอเดียให้ได้งาน และได้เรื่องในยุค Hybrid Working  ด้วยเทคนิค 3 ประชุมย่อยลดความยืดเยื้อ (problem – solution – decision)

STEP 1: เริ่มต้นด้วยการประชุม (ปัญหา) Problem Meeting

โฟกัสไปที่การพูดคุยถึงสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาด้วยการถอยหลังออกมาหนึ่งก้าวเพื่อมองภาพใหญ่  ระบุปัญหา และให้ผู้ที่มีส่วนร่วมหรือผู้เข้าร่วมประชุมแบ่งปันมุมมอง  ซึ่งการประชุมตัวปัญหาสามารถเลือกปฏิบัติได้ 3 วิธีดังนี้:

( 1 ) กำหนดข้อจำกัด (constraints)

การสร้างข้อจำกัด หรือกล่องกรอบความคิดง่ายๆ เช่นการตั้งคำถามที่ว่า How might we…? (จุดที่เป็นช่องว่างคือระบุรากของปัญหาที่เราค้นพบ)

ตัวอย่างเช่น เราจะสามารถเพิ่มยอดขายได้โดยปราศจากการเสียค่าตลาดเพิ่มได้อย่างไร  การถามคำถามประเภทปลายเปิด (open-ended question) นี้จะก่อให้เกิดคำตอบที่ตามมาอย่างมากมาย แค่เพียงหาคำตอบที่เหมาะสม (the “right” answer) และเลือกคำตอบที่ดีที่สุด

( 2 ) กลยุทธ์ Five Whys ของซากิจิ โทโยดะ (Sakichi Toyoda) ผู้ก่อตั้งบริษัท Toyota (บุคคลที่ได้ชื่อว่าเป็นเจ้าพ่อแห่งการปฏิวัติอุตสาหกรรมแห่งญี่ปุ่น) เพื่อค้นหาต้นตอของปัญหา

เทคนิคการหาสาเหตุ – ผลลัพธ์ของปัญหา  เป้าหมายคือการค้นหาต้นตอที่แท้จริงของปัญหา โดยทุกการตั้ง why เพื่อหาคำตอบจะเกี่ยวเนื่องในคำถามถัดไป

( 3 ) แผนภูมิก้างปลา ของศาสตราจารย์คาโอรุ อิชิกาวะ แห่งมหาวิทยาลัยโตเกียว (Kaoru Ishikawa’s fishbone diagram)

เครื่องมือที่เป็นแผนภาพเพื่อแสดงความสัมพันธ์ระหว่างสาเหตุหลายๆ สาเหตุที่สามารถส่งผลกระทบให้เกิดปัญหาหนึ่งปัญหา

..

STEP 2: ประชุม (ไอเดีย) Idea Meeting

เมื่อมีการค้นพบปัญหาและระบุคำถามที่ถูกถามอย่างถูกต้องแล้ว  ต่อมาคือมีการประชุมไอเดีย

( 1 ) เลือกคนให้ถูกต้อง (the right people)

เลือกคนให้เหมาะสมกับการประชุมออนไลน์ครั้งนี้ (จะเป็นคนเดียวหรือไม่ใช่คนเดียวกับการประชุมปัญหาครั้งก่อนก็ได้ แต่ควรจะมีการเพิ่มจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมเข้าไปด้วยเพื่อเพิ่มความหลากหลาย

( 2 ) แบ่งห้องประชุมให้เล็ก (Use breakers to make a large meeting smaller)

ยิ่งจำนวนของผู้เข้าร่วมประชุมมากเท่าใด ความกล้าในการออกเสียงจะน้อยตามไปด้วย ห้องประชุมที่มีมากเกิน 6 คนจะทำให้ผู้เข้าร่วมส่วนมากไม่กล้าออกความเห็น จำนวนที่แนะนำคือ 4 คนบวกลบในห้อง breakout room

( 3 ) เปิดการประชุมด้วยการแนะนำแบบกระชับ (Brief round of introductions)

เมื่อมีการเพิ่มจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม เราควรมีการพูดเกริ่นเพื่อให้ทุกคนรับรู้ถึง Background ในเรื่องราวที่ประชุมครั้งที่ผ่านมา

รวมถึงใช้วิธีการเปิดหัวข้อด้วยการวอร์มอัพแบบสั้นๆ ซึ่งมีความจำเป็นอย่างยิ่งโดยเฉพาะในการประชุมไอเดียเพื่อให้ทุกคนได้แบ่งปันความคิด และเป็นการออกกำลังกายสมอง (creativity muscle)

( 4 ) กระตุ้นให้ทุกคนกล้าที่จะพูด

สร้างแนวคิดไว้เลยว่า… ไม่มีไอเดียที่แย่ มีแต่การตั้งสมมุติฐานที่ผิด  เพื่อให้ทุกไอเดียที่ถูกนำเสนอได้รับการได้ยิน และลองตั้งสมมุติฐานถึงความเป็นไปได้ของแต่ละไอเดีย

ตัวอย่างเช่น ไอเดียนี้ไม่เลวเลย แต่ว่ามันมีความเป็นไปได้ไหมนะ ?  จากตัวอย่างนี้จะทำให้เกิดการ ถกเถียงเพื่อรับฟังแต่ละมุมมอง และเพื่อให้ผู้เข้าร่วมทุกคนมีส่วนร่วมในการนำเสนอ

( 5 ) ลิสต์หัวข้อไอเดีย

เมื่อได้ไอเดียทั้งหมดแล้ว ให้ลิสต์เป็นหัวข้อ เพื่อง่ายต่อกระบวนการรวบรวมระดมความคิด เพื่อการตัดสินใจที่ดีที่สุด

 

STEP 3: จบด้วยการประชุม (ตัดสินใจ) End with a decision meeting

( 1 ) มีเบรกย่อยเพื่อเป็นการพักผ่อนสมอง

( 2 ) ถ้ามีหลายตัวเลือก… ให้ใช้วิธีตัดตัวเลือกด้วยการโหวตในครั้งแรก  (Use ranked-choice voting)

ใช้การโหวตเพื่อกำจัดไอเดียที่ไม่ตรงกับ criteria ออกอย่างรวดเร็ว  ไอเดียที่ไม่ได้รับเสียงจากผู้เข้าร่วมประชุมให้เอาออกเพื่อที่จะ discuss ข้อมูลที่เหลือให้ได้ไอเดียที่ดีที่สุด

( 3 ) ถ้ามีตัวเลือกไม่มาก… ให้พุ่งตรงไปที่การ discuss ในแต่ละไอเดีย

(ไม่ใช่การพูดถึงข้อดี-ข้อเสีย) ตัวอย่างเช่น ไอเดียนี้สามารถเกิดขึ้นได้อย่างไรหรือไอเดียนี้ก่อให้เกิดผลกระทบตามมาอย่างไร

( 4 ) ถ้ามีคนส่วนน้อยไม่เห็นด้วยกับการตัดสินใจ… ให้คิดว่าเป็นสัญญาณที่ดี

พูดคุยถึงไอเดียนั้นอีกครั้งเพื่อมองหาจุด blind spot

 

การประชุมย่อยนี้เป็นการพูดถึงปัญหา –ระดมความคิด – เพื่อการตัดสินใจให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด เพราะการ Brainstorm ไอเดียปรียบเสมือน Core หลักที่นำพาทีมไปสู่ความสำเร็จ

และนี่คือเทคนิคย่อย 3 ประชุมเพื่อลดความยืดเยื้อการ Brainstorm ไอเดียในยุค Hybrid Working !

 

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่

Line: https://lin.ee/uMMHC6j

โทร: 063-651-5393

Email: info@wordpress-1225535-4373252.cloudwaysapps.com

หรือ Inbox มาได้เลยนะคะ

.

.

#ExecutiveVirtualEngagement #WFH101

#BetterPitch #พูดด้วยภาพ #ประชุมออนไลน์

#จัดอบรม #คอร์สอบรมพนักงาน #Elearning

#PowerPoint #Keynote #อบรมนอกสถานที่

#Tutorial #Tips #สอนทำสไลด์ #สอนKeynote

#นำเสนองาน #Business #DataThailand

#ธุรกิจออนไลน์ #startup #DigitalThailand

Recommended Articles

Menu