นับตั้งแต่โควิด–19 ได้คืบคลานเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในการใช้ชีวิตประจำวันรวมถึงชีวิตการทำงานของพวกเราทุกคน การประชุมงานออนไลน์เป็นตัวเลือกที่หลายองค์กรเลือกใช้ แต่กระนั้นก็ยังมีคำถามอยู่มากมาย… เป็นไปได้หรือที่การ Brainstorm ไอเดียในรูปแบบนี้จะมีประสิทธิภาพ แล้วการประชุมนี้จะสิ้นสุดเมื่อไร และทำอย่างไรให้การประชุมนี้ไม่ยืดเยื้อเพื่อประโยชน์ของคนในทีมมากที่สุด
จากการสำรวจผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนหนึ่งซึ่งพบว่ามีการตัดสินใจที่บิดเบี้ยว ยืดเยื้อ นักวิจัยได้ทดลองใช้วิธีแก้ปัญหานี้ด้วยการ hold การประชุมเมื่อมาถึงจุดที่ต้องตัดสินใจ เพื่อหยุดพัก และทำการตัดสินใจในการประชุมครั้งถัดไป ซึ่งผลวิจัยเผยว่า… การตัดสินใจที่ดีที่สุดจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อมีการย่อยการประชุมเป็น 3 รอบ
วันนี้ BetterPitch จะพาทุกคนในทีมมาร่วม Brainstorm ไอเดียให้ได้งาน และได้เรื่องในยุค Hybrid Working ด้วยเทคนิค 3 ประชุมย่อยลดความยืดเยื้อ (problem – solution – decision)
STEP 1: เริ่มต้นด้วยการประชุม (ปัญหา) Problem Meeting
โฟกัสไปที่การพูดคุยถึงสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาด้วยการถอยหลังออกมาหนึ่งก้าวเพื่อมองภาพใหญ่ ระบุปัญหา และให้ผู้ที่มีส่วนร่วมหรือผู้เข้าร่วมประชุมแบ่งปันมุมมอง ซึ่งการประชุมตัวปัญหาสามารถเลือกปฏิบัติได้ 3 วิธีดังนี้:
( 1 ) กำหนดข้อจำกัด (constraints)
การสร้างข้อจำกัด หรือกล่องกรอบความคิดง่ายๆ เช่นการตั้งคำถามที่ว่า How might we…? (จุดที่เป็นช่องว่างคือระบุรากของปัญหาที่เราค้นพบ)
ตัวอย่างเช่น เราจะสามารถเพิ่มยอดขายได้โดยปราศจากการเสียค่าตลาดเพิ่มได้อย่างไร การถามคำถามประเภทปลายเปิด (open-ended question) นี้จะก่อให้เกิดคำตอบที่ตามมาอย่างมากมาย แค่เพียงหาคำตอบที่เหมาะสม (the “right” answer) และเลือกคำตอบที่ดีที่สุด
( 2 ) กลยุทธ์ Five Whys ของซากิจิ โทโยดะ (Sakichi Toyoda) ผู้ก่อตั้งบริษัท Toyota (บุคคลที่ได้ชื่อว่าเป็นเจ้าพ่อแห่งการปฏิวัติอุตสาหกรรมแห่งญี่ปุ่น) เพื่อค้นหาต้นตอของปัญหา
เทคนิคการหาสาเหตุ – ผลลัพธ์ของปัญหา เป้าหมายคือการค้นหาต้นตอที่แท้จริงของปัญหา โดยทุกการตั้ง why เพื่อหาคำตอบจะเกี่ยวเนื่องในคำถามถัดไป
( 3 ) แผนภูมิก้างปลา ของศาสตราจารย์คาโอรุ อิชิกาวะ แห่งมหาวิทยาลัยโตเกียว (Kaoru Ishikawa’s fishbone diagram)
เครื่องมือที่เป็นแผนภาพเพื่อแสดงความสัมพันธ์ระหว่างสาเหตุหลายๆ สาเหตุที่สามารถส่งผลกระทบให้เกิดปัญหาหนึ่งปัญหา
..
STEP 2: ประชุม (ไอเดีย) Idea Meeting
เมื่อมีการค้นพบปัญหาและระบุคำถามที่ถูกถามอย่างถูกต้องแล้ว ต่อมาคือมีการประชุมไอเดีย
( 1 ) เลือกคนให้ถูกต้อง (the right people)
เลือกคนให้เหมาะสมกับการประชุมออนไลน์ครั้งนี้ (จะเป็นคนเดียวหรือไม่ใช่คนเดียวกับการประชุมปัญหาครั้งก่อนก็ได้ แต่ควรจะมีการเพิ่มจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมเข้าไปด้วยเพื่อเพิ่มความหลากหลาย
( 2 ) แบ่งห้องประชุมให้เล็ก (Use breakers to make a large meeting smaller)
ยิ่งจำนวนของผู้เข้าร่วมประชุมมากเท่าใด ความกล้าในการออกเสียงจะน้อยตามไปด้วย ห้องประชุมที่มีมากเกิน 6 คนจะทำให้ผู้เข้าร่วมส่วนมากไม่กล้าออกความเห็น จำนวนที่แนะนำคือ 4 คนบวกลบในห้อง breakout room
( 3 ) เปิดการประชุมด้วยการแนะนำแบบกระชับ (Brief round of introductions)
เมื่อมีการเพิ่มจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม เราควรมีการพูดเกริ่นเพื่อให้ทุกคนรับรู้ถึง Background ในเรื่องราวที่ประชุมครั้งที่ผ่านมา
รวมถึงใช้วิธีการเปิดหัวข้อด้วยการวอร์มอัพแบบสั้นๆ ซึ่งมีความจำเป็นอย่างยิ่งโดยเฉพาะในการประชุมไอเดียเพื่อให้ทุกคนได้แบ่งปันความคิด และเป็นการออกกำลังกายสมอง (creativity muscle)
( 4 ) กระตุ้นให้ทุกคนกล้าที่จะพูด
สร้างแนวคิดไว้เลยว่า… ไม่มีไอเดียที่แย่ มีแต่การตั้งสมมุติฐานที่ผิด เพื่อให้ทุกไอเดียที่ถูกนำเสนอได้รับการได้ยิน และลองตั้งสมมุติฐานถึงความเป็นไปได้ของแต่ละไอเดีย
ตัวอย่างเช่น ไอเดียนี้ไม่เลวเลย แต่ว่ามันมีความเป็นไปได้ไหมนะ ? จากตัวอย่างนี้จะทำให้เกิดการ ถกเถียงเพื่อรับฟังแต่ละมุมมอง และเพื่อให้ผู้เข้าร่วมทุกคนมีส่วนร่วมในการนำเสนอ
( 5 ) ลิสต์หัวข้อไอเดีย
เมื่อได้ไอเดียทั้งหมดแล้ว ให้ลิสต์เป็นหัวข้อ เพื่อง่ายต่อกระบวนการรวบรวมระดมความคิด เพื่อการตัดสินใจที่ดีที่สุด
STEP 3: จบด้วยการประชุม (ตัดสินใจ) End with a decision meeting
( 1 ) มีเบรกย่อยเพื่อเป็นการพักผ่อนสมอง
( 2 ) ถ้ามีหลายตัวเลือก… ให้ใช้วิธีตัดตัวเลือกด้วยการโหวตในครั้งแรก (Use ranked-choice voting)
ใช้การโหวตเพื่อกำจัดไอเดียที่ไม่ตรงกับ criteria ออกอย่างรวดเร็ว ไอเดียที่ไม่ได้รับเสียงจากผู้เข้าร่วมประชุมให้เอาออกเพื่อที่จะ discuss ข้อมูลที่เหลือให้ได้ไอเดียที่ดีที่สุด
( 3 ) ถ้ามีตัวเลือกไม่มาก… ให้พุ่งตรงไปที่การ discuss ในแต่ละไอเดีย
(ไม่ใช่การพูดถึงข้อดี-ข้อเสีย) ตัวอย่างเช่น ไอเดียนี้สามารถเกิดขึ้นได้อย่างไรหรือไอเดียนี้ก่อให้เกิดผลกระทบตามมาอย่างไร
( 4 ) ถ้ามีคนส่วนน้อยไม่เห็นด้วยกับการตัดสินใจ… ให้คิดว่าเป็นสัญญาณที่ดี
พูดคุยถึงไอเดียนั้นอีกครั้งเพื่อมองหาจุด blind spot
การประชุมย่อยนี้เป็นการพูดถึงปัญหา –ระดมความคิด – เพื่อการตัดสินใจให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด เพราะการ Brainstorm ไอเดียปรียบเสมือน Core หลักที่นำพาทีมไปสู่ความสำเร็จ
และนี่คือเทคนิคย่อย 3 ประชุมเพื่อลดความยืดเยื้อการ Brainstorm ไอเดียในยุค Hybrid Working !
สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่
Line: https://lin.ee/uMMHC6j
โทร: 063-651-5393
Email: info@wordpress-1225535-4373252.cloudwaysapps.com
หรือ Inbox มาได้เลยนะคะ
.
.
#ExecutiveVirtualEngagement #WFH101
#BetterPitch #พูดด้วยภาพ #ประชุมออนไลน์
#จัดอบรม #คอร์สอบรมพนักงาน #Elearning
#PowerPoint #Keynote #อบรมนอกสถานที่
#Tutorial #Tips #สอนทำสไลด์ #สอนKeynote
