หลักคิดจาก Viral Ted Talk โดย Cindy Solomon
- ช่วงเช้าต้องเข้าร่วมประชุมกับทีมMarketing ทีมดีไซน์ก็ตามงาน หมดเวลาไปแทบทั้งวันแต่ทำงานไม่เสร็จสักอย่าง
- invitation เข้าประชุมเยอะแยะเต็มไปหมด จบจากแผนกนึงก็ต่อแผนกนึง calendar creep มาก
- นั่งประชุมมาจะสองชั่วโมง ยังไม่ได้ข้อสรุปของการประชุมเลย
เพราะ Calendar Creep คือ การประชุมที่มากเกินไป จนเอาเวลาการทำงานที่จำเป็นอย่างอื่นไปหมด สูญเสียทั้งพลังงาน เวลา และขาดประสิทธิภาพในการทำงานที่แท้จริง
มีวิธีแก้ไขยังไงบ้าง ไปติดตามกันค่ะ
1. ลองถามตัวเอง ” ประชุมนี้จำเป็นจริงไหม? “
เมื่อคุณคิดจะจัดการประชุม สิ่งแรกที่ต้องทำคือเขียน invitation ใน calendar บอกจุดประสงค์ของการประชุมแบบ ‘ clear purpose statement ’ สิ่งที่เราจะทำ 1 2 3 4 เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้เตรียมตัว
2. จำนวนคนน้อยที่สุด
เชิญเฉพาะคนที่จำเป็น จำนวนคนในการจัดประชุมที่มีประสิทธิภาพที่สุดคือ 5-8 คน ยิ่งจำนวนคนมากเท่าไรยิ่งไปถึงเป้าหมายได้ช้า
3. ทำประชุมให้สั้น และกระชับที่สุด
กำหนดเวลาในการประชุม และยุติการประชุมทันทีเมื่อถึงเวลา
4. ปฏิเสธการประชุมบ้าง
เราไม่จำเป็นต้องเข้าร่วมในทุกการประชุมที่จัดขึ้น ก่อนที่จะเข้าร่วมประชุมลองถามตัวเองว่า ‘ความเห็นของเรามีส่วนสำคัญต่อการประชุมครั้งนี้ไหม’ หรือ ‘การประชุมครั้งนี้ช่วยขับเคลื่อนเป้าหมายตัวเรา ทีมของเรา หรือลูกค้าของเราไหม ถ้าไม่ ‘Just say NO’
